Μπορούμε σίγουρα να παραδεχτούμε ότι η συμμετοχή στις συναντήσεις επαγγελματικές και μη, δεν είναι το αγαπημένο μας πράγμα που έχουμε να κάνουμε. Αλλά το να τα σχεδιάζετε, αυτό μπορεί να είναι ακόμη χειρότερο.
Κάθε φορά που προετοιμάζεστε να διοργανώσετε ένα meeting πολλές φορές τα e-mail που ανταλάσσονται γεμίζουν το ταχυδρομείο σας με ώρες, μέρη, τόπους συναντήσεων, που ανά πάσα στιγμή μπορεί να αλλάξουν.
Αλλά μπορείτε να τερματίσετε όλες αυτές τις ενοχλητικές διαδικασίες με μία από αυτές τις δωρεάν εφαρμογές συνάντησης που προτείνει το The Muse . Είναι εύκολα στη χρήση, δωρεάν (αν όχι φθηνά για να αποκτήσετε όλες τις δυνατότητες) και διατίθενται σε διάφορες πλατφόρμες. Επιπλέον, είναι ένας λαμπρός τρόπος να κάνει η τεχνολογία τη δουλειά – έτσι ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε εσείς στη δική σας.
Meeting App #1 - Assistant.to
Το Assistant.to είναι μια επέκταση του Chrome, που ελέγχει το πρόγραμμά σας και βγάζει τις προτεινόμενες ώρες σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε το άτομο με το οποίο θα συναντηθείτε να μπορεί να επιλέξει με ένα μόνο κλικ την ώρα που θέλει. Θυμάται πού και πότε θέλετε να συναντηθείτε και ανιχνεύει τις διάφορες ζώνες ώρας (το οποίο είναι εξαιρετικά βολικό για επικοινωνία μεταξύ των χωρών).
Καλύτερο για όταν χρειάζεται να προγραμματίσετε: συναντήσεις ενός προς ένος γρήγορα και στο Gmail.
Meeting App #2 - Calendly
Αυτή η εφαρμογή δημιουργεί μια απλή ιστοσελίδα με επιλογές χρόνου συνάντησης, ώστε να μπορείτε να μοιράζεστε εύκολα τη σύνδεση με οποιονδήποτε. Μπορείτε να προσθέσετε χρονικά περιθώρια ασφαλείας γύρω από τα συμβάντα, να ορίσετε ένα μέγιστο αριθμό συναντήσεων την ημέρα και να ορίσετε όρια για τον προγραμματισμό της τελευταίας στιγμής, ώστε να μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι η μέρα σας δεν είναι πολύ φορτωμένη.
Καλύτερο για όταν πρέπει να προγραμματίσετε: ραντεβού με πελάτες ή πελάτες που δεν χρησιμοποιούν τον ίδιο πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με εσάς (και όταν θέλετε να ενσωματώσετε άλλες εφαρμογές όπως το Salesforce).
Meeting App #3 - Doodle
Το Doodle σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να μοιραζόσαστε ψηφοφορίες ώστε να βρείτε τον καλύτερο χρόνο για να συναντήσετε μια ομάδα. Οι συμμετέχοντες σας δεν χρειάζονται λογαριασμό Doodle για να απαντήσουν σε μια δημοσκόπηση, αλλά όσοι εγγραφούν μπορούν να συγχρονίσουν συμβάντα με το ημερολόγιό τους.
Kαλύτερο για όταν πρέπει να προγραμματίσετε: συνάντηση με μια ομάδα.
Meeting App #4 - Google Calendar
Εάν εσείς και η ομάδα σας χρησιμοποιείτε το Google Calendar, δεν χρειάζεστε απαραιτήτως ένα ξεχωριστό εργαλείο προγραμματισμού. Αντ 'αυτού, μπορείτε να συγκρίνετε τη διαθεσιμότητα ακριβώς εκεί μέσα. Απλώς κάντε κλικ στην καρτέλα "Βρείτε μια ώρα" σε μια εκδήλωση του Ημερολογίου της Google για να δείτε πότε οι συμμετέχοντες στη συνάντησή σας είναι ελεύθεροι. Όλοι θα χρειαστεί να έχουν δημόσια ή κοινόχρηστα ημερολόγια για να λειτουργήσει αυτή η δυνατότητα.
Καλύτερο για όταν χρειάζεται να προγραμματίσετε: συναντήσεις με τη δική σας ομάδα (που βρίσκεται ήδη στο Google Calendar).
Meeting App #5 - Meeting Bot
Τι γίνεται αν χρησιμοποιείτε το Slack περισσότερο από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Αφού εγκαταστήσετε αυτό το bot, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε μια γρήγορη εντολή στο Slack και μπορείτε να συντονίσετε και να προγραμματίσετε αμέσως μια συνάντηση με οποιονδήποτε από τους συναδέλφους σας.
Καλύτερο για όταν χρειάζεται να προγραμματίσετε: συναντήσεις μέσω Slack
Έχω δοκιμάσει μερικές από αυτές τις εφαρμογές συνάντησης ο ίδιος και είμαι έκπληκτος από το πόσο χρόνο και ενέργεια εξοικονομούν. Έτσι, τόσο για τον εαυτό σας - και τους συναδέλφους ή τους πελάτες σας – είναι μια καλή ευκαιρία να δείτε τα χέρια σας να «λύνονται». Θα κάνετε τις ζωές των άλλων ευκολότερες και τις συναντήσεις αποτελεσματικότερες. Δεν είναι ένα ωραίο συναίσθημα;