Excel: Οι πιο χρήσιμες συντομεύσεις που θα σας διευκολύνουν

Σήμερα, οι επαγγελματίες επιφορτίζονται με έναν μεγάλο αριθμό project που καλούνται να φέρουν εις πέρας σε πιεστικά deadline. Αυτό τους κάνει να χρειάζονται όσους περισσότερους συμμάχους είναι εφικτό στο έργο τους. Γι’ αυτό τον λόγο και η εξοικείωση με τις νέες τεχνολογίες και τα επιτεύγματα τους, μόνο χρήσιμη μπορεί να αποδειχθεί. Νέες συσκευές, νέα λογισμικά και νέα προγράμματα εμφανίζονται συνεχώς με σκοπό να κάνουν τη ζωή του επαγγελματία πιο εύκολη. Ωστόσο, υπάρχουν και μερικά βοηθητικά εργαλεία που είναι διαχρονικά. 

 

Το Excel αποτελεί ένα από τα πιο δυνατά λογισμικά που έχουν δίπλα τους οι επαγγελματίες για την ανάλυση δεδομένων και τη διαχείριση πληροφοριών. Εντούτοις, η αξιοποίηση των δυνατοτήτων του Excel, απαιτεί εκμάθηση του προγράμματος και συνεχή ενημέρωση για τις νέες εκδόσεις του. Ειδικά, η γνώση των πιο χρήσιμων συντομεύσεων, μπορεί να κάνει την εργασία σας πιο εύκολη, να μειώσει τον χρόνο που απαιτείται και να αυξήσει την απόδοση σας. 

 

Στο άρθρο που ακολουθεί, θα εξετάσουμε την ιστορία του Excel, τη χρησιμότητα του για τους επαγγελματίες, τα project στα οποία μπορεί να σας βοηθήσει, καθώς και τις πιο χρήσιμες συντομεύσεις που θα απλοποιήσουν την ολοκλήρωση των project που έχετε αναλάβει.

Το Microsoft Excel είναι ένα λογισμικό υπολογιστικών φύλλων που αναπτύχθηκε από τη Microsoft και αποτελεί μέρος των εφαρμογών του Microsoft Office. Η πρώτη έκδοση του Excel κυκλοφόρησε το 1985 για υπολογιστές Macintosh και δύο χρόνια αργότερα, το 1987, κυκλοφόρησε έκδοση και για τα Windows. Από τότε μέχρι σήμερα, το Excel έχει παρουσιάσει πολλές αναβαθμίσεις και φυσικά αποτελεί ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται από εκατομμύρια επαγγελματίες σε όλο τον κόσμο.

 

Η κύρια λειτουργία του Excel είναι η οργάνωση δεδομένων σε πίνακες, επιτρέποντας στον χρήστη να εκτελεί μαθηματικές πράξεις, να δημιουργεί γραφήματα και να αναλύει τις πληροφορίες με τη βοήθεια συναρτήσεων. Το Excel υποστηρίζει έναν μεγάλο αριθμό συναρτήσεων, από απλές μαθηματικές πράξεις έως σύνθετους στατιστικούς υπολογισμούς. Γι’ αυτό τον λόγο και είναι απαραίτητο σε τομείς, όπως τα οικονομικά, η λογιστική, το μάρκετινγκ, οι επιστήμες και η εκπαίδευση. Βέβαια, το Excel χρησιμοποιείται και από ιδιώτες που θέλουν να καταγράψουν δεδομένα, όπως τα έσοδα και τα έξοδα του σπιτιού τους. 

Το Excel είναι εξαιρετικά χρήσιμο για έναν επαγγελματία καθώς αμέτρητες θέσεις εργασίας έχουν αρμοδιότητα την επεξεργασία και την ανάλυση δεδομένων. Πρόκειται για ένα λογισμικό που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πολλά και διαφορετικά project. Επιτρέπει την αποθήκευση και τη διαχείριση ποσοτήτων δεδομένων, με προσβάσιμο τρόπο. Επιπλέον, διευκολύνει την αναζήτηση, την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα των πληροφοριών. Μάλιστα με τα εργαλεία που διαθέτει, οι χρήστες μπορούν να αναλύουν δεδομένα και να εξάγουν συμπεράσματα γρήγορα και αποτελεσματικά. Το Excel επίσης υποστηρίζει τον αυτοματισμό επαναλαμβανόμενων εργασιών αλλά και τη δημιουργία γραφημάτων και γραφικών παραστάσεων που διευκολύνουν την κατανόηση των δεδομένων. Τέλος, η προσβασιμότητα που αναφέρθηκε και παραπάνω δίνει τη δυνατότητα συνεργασίας σε πολλούς χρήστες με αποτέλεσμα να εργάζονται ταυτόχρονα στο ίδιο αρχείο, διευκολύνοντας την ομαδική εργασία.

Ήδη αναφέραμε μερικούς τομείς που το Excel δεν είναι απλά χρήσιμο, αλλά απαραίτητο, όπως τα οικονομικά, το μάρκετινγκ, η διοίκηση, η εκπαίδευση κ.α. Στα οικονομικά, χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση των εσόδων και των εξόδων, τη δημιουργία οικονομικών report και την ανάλυση του κόστους. Στο μάρκετινγκ και τις πωλήσεις, επιτρέπει την ανάλυση δεδομένων των πωλήσεων, τον προσδιορισμό των τάσεων και την πρόβλεψη των μελλοντικών πωλήσεων. Στο Project Management, επιτρέπει την παρακολούθηση των deadline, των πόρων και την πρόοδο των έργων. Στη διαχείριση ανθρώπινων πόρων, χρησιμοποιείται για τη διαχείριση των δεδομένων προσωπικού, όπως είναι οι πληροφορίες τους, οι παρουσίες - απουσίες και η απόδοση τους. Τέλος, στην εκπαίδευση και τις επιστήμες, το Excel επιτρέπει την παρακολούθηση της επίδοσης των μαθητών, την ανάλυση εκπαιδευτικών δεδομένων, την καταγραφή των δεδομένων που προέκυψαν έπειτα από έρευνα κ.α.

Η γνώση του Excel αποτελεί σημαντική δεξιότητα στο βιογραφικό κάθε επαγγελματία. Όπως ο λόγος να μάθετε να χειρίζεστε το Excel δεν έχει να κάνει μόνο με το CV σας αλλά και με τη διευκόλυνση της εργασίας σας και την ολοκλήρωση των project πιο γρήγορα και αποτελεσματικά. Με απλά λόγια, το Excel βελτιώνει την παραγωγικότητα σας αλλά αναβαθμίζει και την αξία σας στην αγορά εργασίας, αυξάνοντας τις πιθανότητες εύρεσης εργασίας. 

Οι βασικές συντομεύσεις του Excel είναι οι πρώτες που πρέπει να μάθει κάποιος χρήστης, καθώς διευκολύνουν την καθημερινή χρήση και την εκτέλεση απλών  εργασιών. Ακολουθούν μερικές από τις πιο χρήσιμες βασικές συντομεύσεις:

 

Ctrl + C (Αντιγραφή): Αντιγράψτε τα επιλεγμένα κελιά.

Ctrl + V (Επικόλληση): Επικολλήστε τα αντιγραμμένα δεδομένα.

Ctrl + X (Αποκοπή): Αποκόψτε τα επιλεγμένα κελιά.

Ctrl + Z (Αναίρεση): Αναίρεση της τελευταίας ενέργειας.

Ctrl + Y (Επανάληψη): Επανάληψη της τελευταίας ενέργειας που ακυρώθηκε.

Ctrl + S (Αποθήκευση): Αποθήκευση του αρχείου.

Ctrl + F (Αναζήτηση): Άνοιγμα της λειτουργίας αναζήτησης στο φύλλο εργασίας.

Ctrl + P (Εκτύπωση): Άνοιγμα της προεπισκόπησης εκτύπωσης και των ρυθμίσεων εκτύπωσης.

Πέρα από τις βασικές συντομεύσεις, υπάρχουν και άλλες συντομεύσεις που μπορούν να διευκολύνουν την εργασίας σας στο Excel. 

 

Ctrl + Shift + L (Ενεργοποίηση/Απενεργοποίηση φίλτρων): Προσθήκη ή κατάργηση φίλτρων στις επιλεγμένες στήλες.

Ctrl + T (Μετατροπή δεδομένων σε πίνακα): Μετατροπή του επιλεγμένου εύρους κελιών σε πίνακα με δυνατότητες αυτόματης μορφοποίησης και φιλτραρίσματος.

Alt + Enter (Εισαγωγή νέας γραμμής σε κελί): Εισαγωγή νέας γραμμής μέσα στο ίδιο κελί.

Ctrl + ; (Εισαγωγή ημερομηνίας): Εισαγωγή της τρέχουσας ημερομηνίας στο επιλεγμένο κελί.

Ctrl + Shift + : (Εισαγωγή ώρας): Εισαγωγή της τρέχουσας ώρας στο επιλεγμένο κελί.

Ctrl + D (Αντιγραφή του περιεχομένου του επάνω κελιού): Αντιγραφή του περιεχομένου και των τύπων του κελιού πάνω από το επιλεγμένο.

Για τους πιο έμπειρους χρήστες του Excel, υπάρχουν συντομεύσεις που επιτρέπουν την εκτέλεση πιο σύνθετων εργασιών. 

 

Ctrl + Shift + $ (Μορφοποίηση ως νόμισμα): Εφαρμογή μορφοποίησης νομίσματος στα επιλεγμένα κελιά.

Ctrl + Shift + % (Μορφοποίηση ως ποσοστό): Εφαρμογή μορφοποίησης ποσοστού στα επιλεγμένα κελιά.

Ctrl + Shift + ^ (Μορφοποίηση ως εκθέτη): Εφαρμογή μορφοποίησης εκθέτη στα επιλεγμένα κελιά.

Ctrl + Shift + # (Μορφοποίηση ως ημερομηνία): Εφαρμογή μορφοποίησης ημερομηνίας στα επιλεγμένα κελιά.

F4 (Επανάληψη της τελευταίας ενέργειας): Επανάληψη της τελευταίας μορφοποίησης ή ενέργειας.

Alt + E, S, V (Επικόλληση ειδικού): Άνοιγμα της επιλογής «Επικόλληση ειδικού» για πιο εξειδικευμένες επιλογές επικόλλησης.

Το Excel προσφέρει επίσης τη δυνατότητα προσαρμογής των συντομεύσεων στις ανάγκες σας. Για να δημιουργήσετε ή να προσαρμόσετε τις συντομεύσεις, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

 

Από την καρτέλα «Προγραμματιστής», επιλέξτε «Εγγραφή Μακροεντολής». Εκτελέστε τις ενέργειες που θέλετε να περιλαμβάνει η μακροεντολή και στη συνέχεια σταματήστε την εγγραφή. Μεταβείτε στην «Προβολή Μακροεντολών», επιλέξτε τη μακροεντολή που δημιουργήσατε και πατήστε «Επιλογές». Εκεί μπορείτε να αναθέσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου στη μακροεντολή.

 

Aν θέλετε να μάθετε ακόμη περισσότερα για το Excel, στο Skillbox θα βρείτε το σεμινάριο «Χρήση Excel για Υπαλλήλους Γραφείου » που έχει σχεδιαστεί για να σας εφοδιάσει με τις βασικές δεξιότητες που απαιτούνται για να διαπρέψετε στον κόσμο των υπολογιστικών φύλλων.