Οι 10.000 υπάλληλοι της Google βρίσκονται σε περισσότερες από 150 πόλεις. H εταιρεία έχει γραφεία σε περισσότερες από 50 χώρες. Δύο στις πέντε ομάδες της Google περιλαμβάνουν υπαλλήλους που εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες.
Αυτό σημαίνει πολλούς τρόπους συντονισμού και ενημερώσεων που περιλαμβάνουν συναντήσεις τηλεδιασκέψεις. Η Veronica Gilrane, διευθύντρια του εργαστηρίου People's Innovation Lab της Google, ήθελε να μάθει περισσότερα για την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα του συγκεκριμένου μοντέλου ομάδας της Google.
Κατά τη διάρκεια δύο ετών, η Gilrane παρακολούθησε 5.600 υπαλλήλους της Google και συνομίλησε σε focus groups με περίπου 100 άτομα. Δημοσίευσε τα ευρήματά της στο blog της Google.
Πολλές συστάσεις τονίζουν τη δημιουργία μιας καλύτερης κουλτούρας στο πλαίσιο των τηλεσυναντήσεων.
1. Επιτρέψτε (και ενθαρρύνετε) τις χαλαρές κουβεντούλες
Εάν δεν εργάζεστε στο ίδιο γραφείο με τους συναδέλφους σας, έχετε λιγότερες χαλαρές συνομιλίες. Δεν τους συναντάτε στις αίθουσες ή κατά το γέμισμα του καφέ σας. Αυτό σημαίνει λιγότερες ευκαιρίες για να γνωρίσετε τους συναδέλφους σας και να δημιουργήσετε διαπροσωπικές σχέσεις.
Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να εργαστούν για την οικοδόμηση αυτών των σχέσεων στις συναντήσεις
Στην αρχή μιας συνάντησης, ενδέχεται να μπείτε απευθείας στο κυρίως θέμα, ώστε να είστε όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί. Το Google σας συνιστά να ξεκινήσετε τη συνάντηση με μια ανοιχτή ερώτηση, όπως: "Τι κάνατε αυτό το Σαββατοκύριακο;"
Αυτά τα λίγα λεπτά δεν είναι καθόλου άχρηστα. Βοηθούν τους υπαλλήλους σε διάφορες τοποθεσίες να δένονται. Εάν είστε διευθυντής, να ακολουθήσετε αυτήν την οδηγία. "Ανακαλύψαμε ότι οι διευθυντές που ακολουθούν αυτό το παράδειγμα και καταβάλλουν επιπλέον προσπάθειες για να γνωρίσουν τα μέλη της ομάδας τους έχει μεγαλύτερη επίδραση", λέει η Gilrane.
Ακόμη καλύτερα: Προσπαθήστε να φτάσετε μερικά λεπτά νωρίτερα στις συναντήσεις για να συζητήσετε με άλλους συμμετέχοντες σχετικά με θέματα που δεν σχετίζονται με το έργο.
2. Για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις, προσέξτε την ώρα
Στο Google, το 30% των συναντήσεων αφορούν υπαλλήλους σε δύο ή περισσότερες ζώνες ώρας. Συχνά η διαφορά ώρας είναι δραματική. Για παράδειγμα, κάποιος στην Ασία ίσως χρειαστεί να ξυπνήσει σε μια άσχημη ώρα για να παρακολουθήσει μια συνάντηση με τους συναδέλφους του που εδρεύουν στις ΗΠΑ.
Ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας και τον τόπο που εργάζονται οι εργαζόμενοι, μπορεί να είναι αδύνατο να βρεθεί χρόνος συνάντησης που να εμπίπτει στις ώρες εργασίας όλων. Αν αυτή η ομάδα πρέπει να συναντηθεί σε τακτική συχνότητα, αλλάξτε την ώρα των συναντήσεων κάθε εβδομάδα. Αυτό αλλάζει αποτελεσματικά το ποιος θα είναι ο πιο ενοχλημένος.
3. Χρησιμοποιήστε τα λόγια σας - και το πρόσωπό σας
Το λογισμικό τηλεδιάσκεψης έχει προχωρήσει πολύ. Μέχρι τώρα, οι περισσότεροι άνθρωποι αποσύρουν τον εαυτό τους όταν δεν μιλούν για να ελαχιστοποιήσουν το θόρυβο στο πρόγραμμα τηλεδιάσκεψης. Αν θέλετε να κάνετε κάτι και δεν θέλετε να σας βλέπουν απλά κλείστε την κάμερα.
Αν όμως το βίντεο και το μικρόφωνο είναι πάντα σε σίγαση, οι χρήστες δεν μπορούν να δουν ή να ακούσουν αν συμμετέχετε στη συνάντηση. Η Gilrane συνιστά να κάνετε λίγη επιπλέον προσπάθεια για να και να προσπαθήσετε να ακούτε.
Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι πρέπει να ενεργοποιήσετε το μικρόφωνο σας για να επικυρώσετε την ιδέα κάποιου άλλου. (π.χ. "Mmhmm" ή "Ακούγεται σαν καλή ιδέα"). Επίσης, σκεφτείτε πώς η γλώσσα του σώματός σας αντικατοπτρίζει τη δέσμευσή σας. Κουνήστε το κεφάλι σας εάν συμφωνείτε με ένα σημείο. Απλώστε τα χέρια σας και μην κολλάτε στην καρέκλα σας. Καθίστε για να δείξετε ότι ακούτε.
Όταν παρακολουθείτε μια συνάντηση βίντεο σε μια αίθουσα συνεδριάσεων με μια μακρινή κάμερα, μεγεθύνετε, ώστε οι άλλοι συμμετέχοντες στη συνάντηση να μπορούν να δουν τις εκφράσεις του προσώπου σας. Κλείστε το φορητό υπολογιστή σας και δείξτε ότι είστε παρών. Αν πληκτρολογείτε στο φορητό σας υπολογιστή όλη την ώρα είναι αρκετά σαφές ότι δεν δίνετε προσοχή.
Το "Distributed Work Playbook" της Googe έχει πολλές περισσότερες συμβουλές, όπως αυτές για τους απομακρυσμένους υπαλλήλους και τους managers τους. Ενώ μερικές από τις διαδικτυακές συζητήσεις μπορούν να φαίνονται προφανείς, ίσως είναι χρήσιμο να βγάλουμε από το πώς να κάνουμε τις συναντήσεις αυτές πιο ευχάριστες και παραγωγικές
Πηγή: Business Insider